这是星期五晚些时候，您的待办事项列表有四个项目在下个小时内全部到期。当您计划出您的一周时，工作负载似乎是逼真的，但到底不知怎么的，你的承诺太多了，却没有兑现。
我们都有高估自己能力的倾向，但同时我们又低估了完成一项任务所需的时间。无论我们的意图多么高尚去承担更多的工作，我们却无法准确地预测我们的生产力有时让我们争抢。
通过理解为什么我们高估自己能力背后的科学，我们可以开发出一种更聪明的方法，抵消我们的计划偏见，创造可管理的工作量，完成更多工作。
为什么我们无法预测我们的生产力
人类在估计完成任务需要多长时间仍然是糟糕的。
我们都有偏见我们的思想，使我们能够低估甚至在我们完成了类似的任务之后甚至需要多长时间的项目。它被称为计划谬误，这是一种每个人都容易受到影响的潜意识现象。
这个想法最早出现在1979年的一篇论文中Daniel Kahneman.和阿莫斯·特沃斯基。在他们着名的1994年学习中，他们要求大学生估计完成他们的论文需要多长时间。
平均估计是33.9天。学生们还估计，如果一切顺利，则需要27.4天;如果一切不顺利，则需要48.6天。平均实际完成时间为55.5天，只有大约30%的学生在预测的时间框架内完成了论文。
规划谬误往往导致我们同意不切实际的工作量，不切实际的截止日期。这让我们早期感到乐观，但随着时间的推移，即将发生的截止日期会导致恐慌。我们失去了重点，我们的生产力受到影响。
你的乐观是如何助长计划谬误的
您燃烧的渴望是富有成效和成功的愿望导致您失败。
我们在不知不觉中陷入此陷阱之一是我们喜欢承担最好的情况。我们对我们的能力充满信心，并期待成功的结果。即使我们有意外问题和分心的经验，我们也会对可能出现问题的视而不见。
这个思想过程背后的科学被称为乐观偏见，这使我们相信在我们的项目中遇到障碍的风险更小。而乐观通常被视为一个积极的属性，在情况规划你的工作量，它会影响你的判断。
科学家们认为，我们的乐观情绪可以用进化来解释。如果没有它，我们对死亡的认识就会阻碍生存所需的日常活动。对死亡的认识迫使我们的大脑为了生存而产生非理性乐观的倾向。
最近的研究涉及脑扫描发现我们的神经元编码了增强乐观的所需信息，但在纳入负面信息时失败。当我们听到有人赢得彩票时，我们的大脑也有线认为我们也可以赢得胜利。但是当有人发生糟糕的事故时，我们认为不会发生同样的事情。
你想要超越预期、帮助公司成功的愿望可能会适得其反。当你采取比你可以处理的更多工作时，你最终会错过截止日期，让你的团队失望并感到沮丧。
如何抵消您的规划偏见
对你的认知偏见不足以阻止他们影响你的工作效率。即使当我们试图估计最坏的情况时，我们仍然高估大约70％的时间的能力。
这里有三个实用的方法，可以帮助你在计划工作时减少猜测。
- 用你的同事玩扑克
规划谬误现象仅发生在评估中你的自己的工作量，而不是别人的。
当我们评估同事的工作能力时，我们会更加现实，也往往会更加悲观。更聪明地工作的一种简单而有效的方法是与您的同事一起使用小组评估技术，例如规划扑克。规划扑克是一款旨在帮助评估工作负载和生产力的游戏。
以下是如何使用它：
- 第一步：使用0,1,2,3,5,8,13和21的Fibonacci序列给出了八张卡片。估计数量增加的不确定性，这就是数量更低的原因。每个数字都代表一定的努力和时间。
- 第二步：描述你的项目或任务团队。每个人同时举着一张卡片，上面写着他们认为需要付出的努力和时间。
- 第三步:具有最低和最高估计的成员解释了为什么他们选择他们的分数，并且可以告诉您为什么某个任务实际上是因为意外的障碍或打嗝而更容易或更难。
- 细分并优先考虑您的待办事项列表
你的待办事项清单上的项目越多，你遇到意想不到的事情的可能性就越大，这将影响你的整个工作量。通过制定一个待办事项清单，对任务进行优先级排序，将较大的任务划分为子任务，并为每个任务分配时间，你可以减少计划谬误的影响。
这个方法叫做任务划分。研究发现，它减少了计划谬误，因为子任务估计的总和更准确地表示了完成整个任务所需的时间。
下面是如何创建详细的待办事项清单，首先按优先级，然后按时间划分:
- 第一步:基于每个任务的值优先考虑。首先列出了最大影响的任务。对每个任务进行描述性和使用动作动词。例如，而不是“完成博客”尝试“完成大纲并完成写入博客＃15”。
- 第二步：将较大的任务分解为子任务并分配给每个子任务的时间。
- 第三步:将你的任务分成三个清单:90天日历，每周项目清单和每日待办事项清单。作为一条规则，每天的任务不要超过三个。
3.使用过去项目的数据来预测未来
你的分段待办事项清单在预测一个项目将花费多少时间方面很有价值，但如果它是在数字化工具中创建和管理的，它可能会更加有用。
使用基于软件的解决方案来管理你的工作量将帮助你保持进度，并自动跟踪你的进度。通过跟踪每个任务的进度，您将创建一个数据故事，这将有助于预测类似范围的未来项目。
Kanban图表，在许多工具中找到空调，请为您的待视角显示您的待办事项列表，并使您能够为每个任务添加更多详细信息。为每个任务保留记录对于了解每个任务的真实范围并记录发生的错误发生。
不要相信你的大脑会更聪明地工作
我们无法完全阻止我们的潜意识从像规划谬误那样的认知偏见。这些所谓的瑕疵实际上帮助我们在快速做出决定的时候。但它们也会在我们没有意识到的情况下对我们的思维过程产生负面影响。
在给定时间段的时间持续工作时，工作智能从精确规划开始。通过开发对抗偏差并使用正确的工具进行抗衡的方法，您将提高您估计适量的工作量的能力，并获得更多完成。
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